Numérisation et archivage électronique : critères d'évaluation des services de confiance qualifiés (Arrêté Ministériel n° 2021-247)

Le niveau de sécurité d'un service de numérisation ou d'archivage électronique peut être simple ou qualifié. L'Arrêté Ministériel n° 2021-247 du 25 mars 2021 fixe en annexe les exigences que doivent respecter les services de confiance qualifiés (SCoQ) pour la numérisation et l'archivage électronique, qui sont fournis par des prestataires de services de confiance qualifiés (PSCoQ).

Ces exigences spécifiques s'appliquent cumulativement avec celles de l'Arrêté Ministériel n° 2020-893 du 18 décembre 2020[1], dont l'annexe fixe les critères d'évaluation de la conformité au Référentiel Général de Sécurité (RGS)[2] des PSCoQ.

* * *

La conformité au RGS en Principauté de Monaco est vérifiée par un organisme d'évaluation de la conformité (qui peut être situé à Monaco ou dans l'Union européenne, et dont l'accréditation est vérifiée par le directeur de l'AMSN) aux frais du prestataire de services de confiance, et par l'Agence Monégasque de Sécurité Numérique (AMSN).

La qualification est accordée par le Directeur de l'AMSN, sur la base du rapport établi par l'organisme d'évaluation de la conformité et du résultat du contrôle de conformité effectué par l'AMSN.

Le service de confiance de « numérisation de documents » et celui d'« archivage électronique » pour la conservation de documents ont été introduits dans la Loi n° 1.283 du 2 août 2011 pour une Principauté numérique, modifiée (par la Loi n° 1.482 du 17 décembre 2019) parallèlement à la refonte du régime de la copie en matière de preuve des obligations.

* * *

Selon le nouvel article 1181 du Code civil[3], la « copie fiable » (qui remplace l'ancienne notion de « copie fidèle et durable ») a la même force probante que l'original, que celui-ci survive ou non.

La fiabilité de la copie est laissée à l'appréciation du juge. Il existe cependant deux présomptions de fiabilité :

• irréfragable (incontestable) pour la « copie exécutoire ou authentique d'un écrit authentique » ;
• simple (jusqu'à preuve contraire) pour la « copie résultant d'une reproduction du contenu de l'acte dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé répondant à des conditions fixées par ordonnance souveraine ».
  

Lorsque la copie bénéficie d'une présomption de fiabilité, « l'original n'a pas à être conservé et sa destruction est autorisée dans les conditions fixées par ordonnance souveraine ». Toutefois, si l'original subsiste, le juge peut en demander la production.

Les dispositions législatives et réglementaires sur les copies numériques sont applicables aux documents et pièces justificatives de toute nature, dans le cadre budgétaire et comptable. [4]

L'archivage est une obligation pour les entreprises (légale, réglementaire) et une nécessité (gestion des risques et préservation du patrimoine).

L'archivage électronique, qui recouvre les mêmes fonctions (adaptées au format dématérialisé) de mémoire et de preuve que l'archivage traditionnel, ne doit pas être confondu avec le stockage informatique (qui consiste à enregistrer des données sur un support informatique en vue d'une utilisation courante ou immédiate) ou la sauvegarde informatique (qui consiste à copier des données sur un autre support pour pouvoir les restaurer dans un état antérieur, en cas de défaillance).

L'archivage électronique est un enjeu important pour les entreprises monégasques, compte tenu de la petite taille de la Principauté :

« L'Amaf [Association monégasque des activités financières, ndlr] estime que 6 000 m2 sont actuellement occupés à Monaco par les archives papier des banques et des sociétés de gestion, qui doivent tout conserver (bilans, rapports d'audit, etc.) pendant au moins sept ans. (...) Tous secteurs confondus, nous pensons que le gain total de surface de bureaux dans le secteur privé sera de l'ordre de 15 000 m2. C'est considérable. Cela représente un quart de la surface habitable de l'extension offshore"[5].

De nouvelles perspectives s'ouvrent ainsi aux entreprises monégasques, puisqu'une copie numérique fiable et conservée dans des conditions empêchant toute altération de sa forme et de son contenu pourra remplacer un original papier.

* * *

Notes :

[1] Articles 1 et 2 de l'Arrêté Ministériel n° 2021-247 du 25 mars 2021. L'Arrêté Ministériel n° 2020-893 du 18 décembre 2020 met en œuvre l'article 12 de l'Arrêté Ministériel n° 2020-461 du 6 juillet 2020 relative au PSCoQ (qui elle-même met en œuvre l'article 13 de l'Ordonnance Souveraine n°. 8.099 du 16 juin 2020 relative à la qualification des PSCoQ).

[2] Le Référentiel Général de Sécurité (RGS) de la Principauté de Monaco est annexé à l'Arrêté Ministériel n° 2020-461 du 6 juillet 2020.

[3] L'ancien article 1881 du Code civil retenait le principe selon lequel la copie ne faisait foi que si l'original subsistait, et sa production pouvait toujours être exigée. L'article 1182 (hiérarchie des copies lorsque l'original ne survit pas), l'alinéa 3 de l'article 1184 (présentation du titre primaire et dispenses) et l'alinéa 3 de l'article 1195 (exception à la présentation du titre original en cas de copie fidèle et durable) du Code civil ont été abrogés.

[4] Article 54 de la Loi n° 1.383 pour une Principauté numérique, telle que modifiée.

[5] Entretien avec Frédéric Genta, Délégué interministériel chargé de la transition numérique, Monaco-matin, publié le 13/03/2020.

* * *