Fondations : changements depuis le 30 septembre 2023

Entrée en vigueur à compter du 30 septembre 2023 des nouvelles dispositions régissant les fondations, suivant les recommandations du Rapport MONEYVAL axées sur le renforcement des mesures permettant d’assurer une meilleure transparence, un accès étendu des autorités compétentes monégasques aux informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs (exactes et à jour), l'assurance que les fonds ne sont pas utilisés à des fins de soutien du financement du terrorisme ou de la prolifération des armes de destruction massive :

• Loi n° 56 du 28 janvier 1922 sur les fondations modifiée par le Chapitre IV de la Loi n° 1.550 du 10 août 2023 portant adaptation de dispositions législatives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive (partie II) ;

• Ordonnance Souveraine n° 10.114 du 14 septembre 2023 portant application de la loi n° 56 du 29 janvier 1922 sur les fondations, modifiée. Abrogation de l'Ordonnance Souveraine n° 3.449 du 15 septembre 2011 portant application de l’article 13-1 (approbation des comptes) de la loi n° 56 du 29 janvier 1922 sur les fondations, modifiée.

Les changements pour les associations et fédérations ici

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SYNTHESE

Les principaux changements pour les fondations à compter du 30 septembre 2023 :

• Précision des informations qui doivent nécessairement figurer au sein des demandes d’autorisation des fondations adressées au Secrétariat Général du Gouvernement ;
• Consécration d'un Registre spécial tenu par le Département de l'Intérieur ;
• Obtenir, déclarer de nouvelles informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs, les conserver à Monaco pendant 10 ans, tenir à jour et à disposition ;
• Désigner un responsable des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs ;
• Tenir un Registre des dons et subventions reçus, un Registre des dons et subventions versés ;
• Garantie de moralité pour les administrateurs de la fondation, visant à renforcer la transparence des fondations et l’atténuation des risques de les voir utilisées comme vecteur du financement du terrorisme ;
• Obligation incombant à toute fondation de tenir une comptabilité qui doit présenter une ventilation de ses recettes et de ses dépenses suffisamment détaillées, et allongement de la durée de conservation de la comptabilité à 10 ans.
• Elargissement de l’obligation de désigner un commissaire aux comptes à toutes les fondations, sans restriction liée au montant du patrimoine, pour permettre de déterminer et garantir que tous les fonds sont dûment comptabilisés et entièrement utilisés conformément à l’objet et à la finalité des activités déclarées de la fondation ;
  
• Les fondations considérées comme présentant un risque particulier d’exploitation à des fins de financement du terrorisme, sur la base de l’évaluation nationale des risques, sont tenues, sur demande du Département de l’Intérieur, d’appliquer des mesures supplémentaires.
  
• Supervision du Département de l'Intérieur, avec réglementation des contrôles sur pièces et sur place.
• Des nouvelles obligations découlent de nouvelles sanctions administratives, pécuniaires, et pénales en cas de manquement.
  

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EN DÉTAIL

¤ Autorisation de la fondation

— Précision des informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs qui doivent nécessairement figurer au sein des demandes d’autorisation des fondations adressées au Secrétariat Général du Gouvernement : (art. 5 L. 56 ; art. 1er OS 10.114)

1. le nom et l’objet de la fondation ;
2. l’adresse de son siège social ;
3. l’identité de chaque fondateur ou cofondateur ;
4. l’identité de ceux qui, à quelque titre que ce soit, sont chargés de son administration ou de sa direction et le cas
   échéant, l’exécuteur testamentaire ;
5. l’identité de la personne désignée en qualité de responsable des informations élémentaires et des informations sur les
   bénéficiaires effectifs visée au paragraphe II de l’article 22-1 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée ;
6. l’identité du ou des bénéficiaires effectifs de la fondation.

Les éléments d’identification des personnes susvisées :

1. s’il s’agit d’une personne physique : ses nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et l’adresse de son domicile personnel ;
2. s’il s’agit d’une personne morale : sa dénomination ou sa raison sociale, son objet social, sa forme juridique, la date de sa constitution, son activité principale ainsi que, le cas échéant, ses activités secondaires, l’adresse de son siège social, le numéro et le lieu d’immatriculation dans un registre public et les éléments d’identification de la personne physique habilitée à représenter ladite personne morale tels qu’énumérés à la lettre a) ;
3. pour les personnes visées au chiffre 4 ci-dessus : nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et l’adresse de son domicile personnel ; ses fonctions dans la fondation et la date de sa prise de fonction ou de son renouvellement ;
4. pour les personnes visées au chiffre 6 ci-dessus : nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et l’adresse de son domicile personnel ; les modalités du contrôle exercé sur la fondation et la date à laquelle elle est devenue bénéficiaire effectif de la fondation.

Les pièces à joindre :

1. l’acte constitutif de la fondation ;
2. les statuts de la fondation, établis en double exemplaire ;
3. un document justifiant de l’adresse du siège social de la fondation accompagné d’une attestation de propriété ou de location, mentionnant le cas échéant, l’accord du propriétaire ;
4. pour les personnes physiques, un document officiel en cours de validité attestant de leur identité et comportant la photographie de chacun d’eux ;
5. lorsque l’adresse figurant sur le document officiel n’est pas exacte, la copie d’un justificatif de domicile datant de moins de trois mois, des personnes physiques responsables des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs et bénéficiaires effectifs ;
6. lorsque les personnes responsables des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs sont des personnes morales, la copie certifiée conforme de tout acte, document ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois.

— Définition du bénéficiaire effectif d'une fondation : les fondateurs, les donateurs, les membres du conseil d’administration, ainsi que toute personne qui, par tout autre moyen, directement ou indirectement peut exercer un contrôle effectif de la fondation. (art. 5 L. 56 ; art. 2 OS 10.114)

¤ Obligations de la fondation, des responsables des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs, et des liquidateurs

— Toute modification des informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs doit faire l'objet d’une communication au Secrétariat Général du Gouvernement dans un délai d’1 mois à compter de la date de la modification, en vue de leur inscription au
registre spécial. Les fondations doivent veiller à ce que ces informations soient à tout moment adéquates, exactes et actuelles (art. 12-1 L. 56).

— Obtention, conservation à Monaco, tenue à jour et accessibilité des informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs (et pièces justificatives correspondantes) ainsi qu'une copie de l'ordonnance souveraine d'autorisation aux fins d'inscription dans le registre spécial tenu par le Département de l'Intérieur. (art. 12-2, 6-2 L. 56 ; art. 4 et 5 OS 10.114)

• Les fondations sont tenues de conserver ces informations et pièces pendant 10 ans après la date à laquelle elles cessent d’être clientes des organismes et personnes visés aux articles premier et 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée. Ces informations et ces pièces sont conservées et disponibles, soit au siège social de la fondation, soit en un autre lieu à Monaco, ou à défaut, auprès de l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité et l’adresse sont communiquées au Département de l’Intérieur.
• Les liquidateurs sont tenus de conserver ces informations élémentaires et sur ses bénéficiaires effectifs, les pièces justificatives correspondantes et l'ordonnance souveraine d'autorisation pendant 10 ans après la date de la dissolution ou de la liquidation de la fondation. Ces informations et ces pièces doivent être conservées et disponibles à Monaco dans un lieu notifié au Secrétariat Général du Gouvernement. Elles peuvent également être confiées aux mêmes fins à l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité et l’adresse sont communiquées au Département de l’Intérieur.

Ces informations sont accessibles sur demande aux autorités suivantes :

• Agents habilités du Département de l’Intérieur ;
• Agents habilités de l’Autorité monégasque de sécurité financière (et par son intermédiaire : Agents habilités de la Commission de contrôle des activités financières ; Conseil de l’Ordre des avocats) ;
• Personnels habilités des autorités judiciaires ;
• Officiers de police judiciaire de la Direction de la Sûreté Publique agissant sur réquisition du Procureur Général ou sur délégation d’un Juge d’instruction ;
• Agents habilités du service de gestion des avoirs saisis ou confisqués au sein de la Direction des Services Judiciaires.
• Agents habilités du service du Contrôle Général des Dépenses ;
• Officiers de police ayant au moins le grade de capitaine, individuellement et spécialement habilités par le Directeur de la Sûreté Publique ;
• Agents habilités de la Direction des Services Fiscaux.

— La fondation doit communiquer au Secrétariat Général du Gouvernement l’identité de la ou des personnes désignées comme responsables des informations élémentaires de la fondation et, si elle est différente, celle de la ou des personnes responsables des informations sur les bénéficiaires effectifs (visées au paragraphe II de l’article 22-1 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée). Toute modification relative à la ou aux personnes désignées doit être communiquée par la fondation, au Secrétariat Général du Gouvernement, dans le mois suivant cette modification. (art. 12-3 et 12-4 L. 56)

Ces personnes sont désignées parmi le président et les administrateurs de la fondation résidant à Monaco. Elles peuvent également être désignées parmi l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité et l’adresse sont communiquées au Département de l’Intérieur.

Elles sont responsables :

1. de l’obtention et de la conservation des informations adéquates, exactes et actuelles ainsi qu’une copie de l’Ordonnance Souveraine d’autorisation ;
2. de la communication au Ministre d’État desdites informations et de leur mise à jour, en vue de leur inscription au registre tenu par le Département de l’Intérieur ;
3. de leur communication aux autorités compétentes, sur demande et dans le délai imparti, et de toute autre forme d’assistance à ces autorités ;
4. de la conservation desdites informations et pièces pendant 10 ans après la date de la suppression ou de la liquidation de la fondation, dans un lieu situé à Monaco communiqué au registre spécial.

¤ Commissaire aux comptes

— Elargissement de l’obligation de désigner un commissaire aux comptes à toutes les fondations, sans restriction liée au montant du patrimoine (auparavant lorsque le patrimoine excédait le montant de 500.000 euros)., pour permettre de déterminer et garantir que tous les fonds sont dûment comptabilisés et entièrement utilisés conformément à l’objet et à la finalité des activités déclarées de la fondation. (art. 13-2 L. 56)

¤ Administrateur de la fondation

— Nouvelle condition de garantie de moralité pour les administrateurs de la fondation, afin de renforcer la transparence des fondations et l’atténuation des risques de voir des fondations utilisées comme vecteur du financement du terrorisme. (art. 15 L. 56)

¤ Comptabilité

— Ajout de l’obligation incombant à toute fondation de tenir une comptabilité qui doit présenter une ventilation de ses recettes et de ses dépenses suffisamment détaillées pour permettre de déterminer si tous les fonds sont entièrement comptabilisés et s’ils ont été dépensés conformément à l’objet et au but déclaré de la fondation. Obligation de conserver pendant 10 ans les registres et les comptes ainsi que les registres des transactions individuelles nationales ou internationales, au siège de la fondation, à Monaco, par la personne responsable des informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs laquelle doit être domiciliée à Monaco. (art. 17 L. 56).

— Les comptes approuvés par les administrateurs doivent comporter les éléments suivants : (art. 13-1 L. 56 ; art. 6 OS 10.114)

• un bilan financier, faisant apparaître notamment les fonds de dotation ; et
• un compte des pertes et profits ; et
• le rapport du commissaire aux comptes ; et
• les relevés de comptes ; et
• l’évaluation du portefeuille de valeurs mobilières détenues.

Ces documents doivent être conservés au siège de la fondation pendant une durée d’au moins 5 ans, accompagnés des pièces justificatives correspondantes parmi lesquelles figurent notamment l’extrait du procès-verbal approuvant les comptes de la fondation.

— Registre des dons et subventions reçus tenu à la disposition des autorités compétentes (art. 17-1 L. 56 ; art. 7 OS 10.114, ANNEXE I - Modèle de registre des dons et subventions reçus)

La fondation doit prendre les mesures nécessaires pour établir et vérifier l’identité de ses donateurs et la provenance des dons qui lui sont faits et tenir un registre répertoriant tous les dons reçus d’une valeur supérieure à un montant de 200 euros, suivant le modèle annexé à l'Ordonnance Souveraine n° 10.114.. La fondation doit conserver tous les reçus et justificatifs relatifs à l’ensemble des dons reçus.

Est prohibé tout acte de la fondation destiné à dissimuler l’identité du véritable donateur pour la réalisation du don.

— Registre des dons et subventions versés tenu à la disposition des autorités compétentes ((art. 17-2 L. 56 ; art. 7 OS 10.114, ANNEXE II - Modèle de registre des dons et subventions versés)

La fondation doit tenir un registre des dons et subventions versés à des personnes physiques ou à des entités et des bénéficiaires finaux avec tous les renseignements d’état civil les concernant selon le modèle annexé à l'Ordonnance Souveraine n° 10.115.

La fondation doit ainsi prendre les dispositions nécessaires pour établir, vérifier et documenter l’identité des personnes physiques ou des représentants des personnes morales auxquels elle accorde des dons ou subventions d’une valeur supérieure à un montant de 200 euros.

Lorsque les bénéficiaires de ces dons et subventions, n’en sont pas les bénéficiaires finaux, la fondation met en place des mécanismes adaptés lui permettant d’avoir un suivi de la bonne destination des fonds attribués et de vérifier l’identité, les références et la bonne réputation de l’organisation partenaire et des bénéficiaires finaux, aux fins de s’assurer qu’ils ne sont pas impliqués ou n’utilisent pas les fonds de la fondation à des fins de soutien du financement du terrorisme ou de la prolifération des armes de destruction massive.

— Les fondations considérées comme présentant un risque particulier d’exploitation à des fins de financement du terrorisme, sur la base de l’évaluation nationale des risques, sont tenues, sur demande du Département de l’Intérieur, d’appliquer des mesures supplémentaires. (art. 29-1 L. 56, art. OS 10.114)

1. Les dons ne peuvent être reçus que par chèque ou par virement bancaire ;
2. Les dons versés ne peuvent l’être que par chèque ou virement bancaire ;
3. Les fondations identifient tous les donateurs et tiennent un registre des dons reçus indépendamment du montant de ceux-ci ;
4. Les fondations conditionnent le versement de leurs dons à la production d’un justificatif de l’usage prévu de ceux-ci par les bénéficiaires et consignent ces éléments dans le registre des dons versés qui mentionne tous les dons versés, indépendamment du montant de ceux-ci.

¤ Supervision des fondations par le Département de l'Intérieur

— Contrôles sur pièces et sur place (art. 29, 30 à 32 L. 56 ; art. 9, 10 OS 10.115)

Les agents habilités du Département de l’Intérieur, spécialement commissionnés et assermentés à cet effet, peuvent effectuer des contrôles, en fonction des risques, sur pièces.

Dans l’hypothèse où le contrôle sur pièces s’avèrerait impossible ou infructueux, lesdits agents peuvent, après l’information préalable et par tout moyen écrit de la fondation ou son représentant, accéder à tous les locaux affectés à l’usage exclusif de l’activité de la fondation, afin de procéder aux opérations suivantes :

1. procéder à toutes les opérations de vérification nécessaires ;
2. se faire communiquer tous documents nécessaires à l’exercice de la mission prévue au présent article, quel qu’en soit le support, et dont ils peuvent prendre copie par tous moyens ;
3. recueillir auprès des administrateurs, des membres ainsi que de toute personne, tous renseignements, documents ou justificatifs nécessaires à l’accomplissement de leur mission ;
4. entendre toute personne susceptible de leur fournir des informations.

L’accès aux locaux ou la partie des locaux qui ne sont pas accessibles au public doit faire l’objet du consentement préalable du représentant de la fondation. Le contrôle sur place ne peut être effectué qu’en présence de l’occupant qui peut se faire assister par le conseil de son choix.

Lorsque le contrôle est réalisé au sein de locaux professionnels abritant une activité soumise au secret professionnel, celui-ci ne peut pas être opposé aux agents chargés du contrôle pour ce qui concerne les informations et les pièces relatives à l’entité contrôlée.

Dans le cadre des contrôles, la visite des locaux de la fondation ne peut être effectuée qu’entre 9 heures et 18 heures, ou, en dehors de ces heures, lorsque l’accès au public est autorisé ou lorsqu’une activité professionnelle est en cours.

À l’issue du contrôle, les agents habilités du Département de l’Intérieur qui y ont participé rédigent un rapport, au terme d’échanges contradictoires,

¤ Nouvelles sanctions

Les nouvelles dispositions mettent en œuvre les recommandations du Rapport Moneyval qui a estimé que les sanctions applicables aux organismes à but non lucratif et à leurs dirigeants ou aux personnes impliquées dans leur administration étaient insuffisantes et non dissuasives en cas de manquement aux obligations qui leur incombent en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.

— Sanctions administratives, pécuniaires (art. 33 à 36 L. 56)

— Sanctions pénales (art. 37 à 43 L. 56)