Associations : changements depuis le 30 septembre 2023

Entrée en vigueur à compter du 30 septembre 2023 des nouvelles dispositions régissant les associations et les fédérations d'associations, suivant les recommandations du Rapport MONEYVAL axées sur le renforcement des mesures permettant d’assurer une meilleure transparence, un accès étendu des autorités compétentes monégasques aux informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs, l'assurance que les fonds ne sont pas utilisés à des fins de soutien du financement du terrorisme ou de la prolifération des armes de destruction massive :

• Loi n° 1.355 du 23 décembre 2008 concernant les associations et les fédérations d'associations, modifiée par le Chapitre III de la Loi n° 1.550 du 10 août 2023 portant adaptation de dispositions législatives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et de la prolifération des armes de destruction massive (partie II) ;

• Ordonnance Souveraine n° 10.115 du 14 septembre 2023 portant application de la loi n° 1.355 du 23 décembre 2008 concernant les associations et les fédérations d'associations, modifiée.

Les changements pour les fondations ici

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SYNTHESE

Les principaux changements pour les associations et les fédérations d'associations à compter du 30 septembre 2023 :

• Création d'un Registre spécial tenu par le Département de l'Intérieur ;
• Obtenir, déclarer de nouvelles informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs, les conserver à Monaco, tenir à jour et à disposition ;
• Désigner un responsable des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs ;
• Tenir un Registre des membres, un Registre des dons et subventions reçus, un Registre des dons et subventions versés ;
• Tenir à la disposition du Département de l'Intérieur le compte rendu de l'assemblée générale annuelle ayant approuvé les comptes, le rapport moral, le rapport financier et l'attestation du Trésorier ou du commissaire au compte le cas échéant ;
• Les associations considérées comme présentant un risque particulier d’exploitation à des fins de financement du terrorisme, sur la base de l’évaluation nationale des risques, sont tenues, sur demande du Département de l’Intérieur, d’appliquer des mesures supplémentaires.
• Allongement de la durée de conservation de la comptabilité, des relevés et justificatifs des transactions à 10 ans.
• Procédure de dissolution judiciaire pouvant être mise en œuvre lorsque les conditions de dissolution volontaire de l'association ne peuvent pas être réunies, ou en cas d'inactivité d'une association pendant plus de 2 ans.
• Supervision du Département de l'Intérieur, avec réglementation des contrôles sur pièces et sur place.
• Des nouvelles obligations découlent de nouvelles sanctions administratives et pénales en cas de manquement.

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EN DÉTAIL

¤ Statuts de l'association

— Nouvelles mentions obligatoires des statuts de l'association : règles relatives à la révocation, durée du mandat des membres de l'organe chargé de l'administration. (art. 2, chiffre 4° L. 1.355)

— Ajout aux conditions de conformité des statuts : "7°) l’association ne peut exercer d’activité commerciale, autre qu’à titre accessoire ; 8°) l’association ne peut utiliser dans sa dénomination le mot « "fondation" sauf autorisation accordée par le Ministre d’État." (art. 3 L. 1.355).

¤ Formation de l'association et personnalité juridique

— Association nulle et de nul effet : est considérée comme portant atteinte à la sécurité nationale toute association qui a pour finalité ou pour conséquence directes ou indirectes de favoriser la commission "ou la préparation" d'un acte de terrorisme ou d'en faire l'apologie, quel que soit le moyen utilisé à cette fin. (art. 6, 3e alinéa L. 1.355)

— Déclaration de l'association au Ministre d'Etat : nouvelles informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs avec pièces justificatives à fournir, et modalités de déclaration. (art. 7 L. 1.355 ; art. 1er OS 10.115)

• Activités déclarées de l'association ;

• Identification :

• de ceux qui, à titre quelconque, sont chargés de son administration ou de sa direction (nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et l’adresse de son domicile personnel ; et ses fonctions dans l’association et la date de sa prise de fonction ou de son renouvellement) ;
• de la personne désignée en qualité de responsable des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs visée au paragraphe II de l’article 22-1 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée (personne physique : nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et adresse de son domicile personnel ; ;personne morale : dénomination ou sa raison sociale, objet social, forme juridique, date de sa constitution, activité principale ainsi que, le cas échéant, ses activités secondaires, adresse de son siège social, numéro et lieu d’immatriculation dans un registre public, et les éléments d’identification de la personne physique habilitée à représenter ladite personne morale tels qu’énumérés précédemment) ;
• du ou des bénéficiaires effectifs de l’association (nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et adresse de son domicile personnel ; et les modalités du contrôle exercé sur l’association et la date à laquelle elle est devenue bénéficiaire effectif de l’association).
  

— Désignation du (des) responsable(s) des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs : personnes pouvant être désignées responsables, obligation de l'association de communiquer au Département de l'Intérieur l'identité de la (des) personne(s) désignée(s) et de toute modification, et rôle du responsable s'agissant des informations élémentaires (conservation des informations et des pièces, communication et assistance au Ministre d'Etat et aux autres autorités habilitées). (nouvel art. 7-1 L. 1.355)

— Définition du bénéficiaire effectif d'une association : "les personnes qui exercent des fonctions de direction, qui composent l’organe chargé de l’administration, ou toute autre personne qui, par tout autre moyen, directement ou indirectement, peut exercer un contrôle effectif de l’association". (nouvel art. 7-1 L. 1.355 ; art. 2 OS 10.115)

— Prorogation du délai de délivrance du récépissé de 4 mois (au lieu de 2 mois) lorsque les dispositions statutaires nécessitent la consultation du Conseil d'État. (art. 8, 1er alinéa L. 1.355 ; art. 6 et 7 OS 10.115)

— Les administrateurs ne peuvent recevoir de rémunération en raison de leur fonction de dirigeant ou bénéficier d'un contrat de travail au sein de l'association, sauf si les 5 conditions cumulatives suivantes sont réunies (nouvel art. 8-1 L. 1.355) :

1. les statuts de l’association n’interdisent pas le cumul des qualités d’administrateur et de salarié ;
2. la fonction pour laquelle la personne est salariée est distincte de ses tâches d’administrateur ;
3. la fonction d’administrateur de la personne est exercée en toute indépendance ;
4. le salaire correspond à un travail effectif en état de subordination et ne dissimule pas un partage de bénéfice ;
5. la personne salariée s’abstient de prendre part à toute délibération relative à son contrat de travail ou conduisant à un conflit d’intérêts.

¤ Obligations de l'association, des responsables des informations élémentaires et des informations sur les bénéficiaires effectifs, et des liquidateurs

— "L'association" (au lieu du "président ou, à défaut, un administrateur") est tenue aux obligations de déclaration des modifications, acquisition ou aliénation d'immeubles, décision de dissolution, et de publication au Journal de Monaco (art. 10 et 11 L. 1.355).

— Obtention, conservation à Monaco, tenue à jour et accessibilité des informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs (et pièces justificatives correspondantes) aux fins d'inscription dans le registre spécial tenu par le Département de l'Intérieur. (art. 12, nouvel art. 12-2 L. 1.355)

• Les associations sont tenues de conserver ces informations et pièces pendant 10 ans après la date à laquelle elles cessent d’être clientes des organismes et personnes visés aux articles premier et 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée. Ces informations et ces pièces sont conservées et disponibles, soit au siège social de l’association, soit en un autre lieu à Monaco, ou à défaut, auprès de l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité et l’adresse sont communiquées au Département de l’Intérieur.
• Le président ou les liquidateurs sont tenus de conserver les informations élémentaires et sur ses bénéficiaires effectifs, et les pièces justificatives correspondantes pendant 10 ans après la date de la dissolution ou de la liquidation de l’association. Ces informations et ces pièces doivent être conservées et disponibles à Monaco dans un lieu communiqué au Département de l’Intérieur. Elles peuvent également être confiées aux mêmes fins à l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité et l’adresse sont communiquées au Département de l’Intérieur.

Ces informations sont accessibles sur demande aux autorités suivantes :

• Agents habilités du Département de l’Intérieur ;
• Agents habilités de l’Autorité monégasque de sécurité financière (et par son intermédiaire : Agents habilités de la Commission de contrôle des activités financières ; Conseil de l’Ordre des avocats) ;
• Personnels habilités des autorités judiciaires ;
• Officiers de police judiciaire de la Direction de la Sûreté Publique agissant sur réquisition du Procureur Général ou sur délégation d’un Juge d’instruction ;
• Agents habilités du service de gestion des avoirs saisis ou confisqués au sein de la Direction des Services Judiciaires.
• Officiers de police ayant au moins le grade de capitaine, individuellement et spécialement habilités par le Directeur de la Sûreté Publique ;
• Agents habilités du service du Contrôle Général des Dépenses ;
• Agents habilités de la Direction des Services Fiscaux.

— Tenue (sous un format papier ou électronique), pour chaque exercice comptable, d'un registre des membres avec l’indication de leur identité, l’adresse et leur catégorie de membre, indiquant les différentes formes d’adhésion et les droits associés de chaque membre. Il est mis à jour de manière hebdomadaire. (nouveaux art. 12-1 et 12-2 L. 1355 ; art. 20 OS 10.115)

• Le registre doit être conservé et disponible au siège social de l’association, ou en tout autre lieu de la Principauté, auprès de l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité est communiquée au Département de l’Intérieur.
• Le président ou les liquidateurs sont tenus de conserver les différents registres des membres pendant dix ans après la date de la dissolution ou de la liquidation de l’association. Ces informations et ces pièces doivent être conservées et disponibles à Monaco dans un lieu communiqué au Département de l’Intérieur. Elles peuvent également être confiées aux mêmes fins à l’une des personnes ou organismes visés aux chiffres 6°), 13°), 19°) ou 20°) de l’article premier ou aux chiffres 1°) ou 3°) de l’article 2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, dont l’identité est communiquée au Département de l’Intérieur.

Ces informations sont accessibles sur demande aux autorités énumérées supra.

Les éléments d’identification des membres à mentionner au registre sont les suivants :

1. personne physique : nom, nom d’usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, professions, nationalité et l’adresse de son domicile personnel ;
2. personne morale : dénomination ou raison sociale, objet social, forme juridique, date de sa constitution, son activité principale, ainsi que, le cas échéant, ses activités secondaires, adresse de son siège social, numéro et lieu d’immatriculation dans un registre public et les éléments d’identification de la personne physique habilitée à représenter ladite personne morale tels qu’énumérés précédemment.

En outre, ce registre doit indiquer, pour chaque membre :

• a) la date de son adhésion ; et
• b) sa qualité de membre ; et
• c) s’il est chargé de l’administration ou de la direction de l’association et à quel titre.

¤ Comptabilité de l'association

— Le compte rendu de l’assemblée générale annuelle ayant approuvé les comptes doit être tenu à la disposition du Département de l’Intérieur ainsi que le rapport moral, le rapport financier et l’attestation du Trésorier ou du commissaire aux comptes le cas échéant. (art. 20-1, nouvel art. 20-6 L. 1.355 ; art. 21 et 23 OS 10.115)

Les comptes de l’association doivent être certifiés par un commissaire aux comptes si son budget annuel (ensemble des dépenses TTC de l’exercice comptable ou HT pour celles assujetties à la TVA) dépasse le montant de 500.000 euros.

L'association doit informer le département de l'Intérieur de la tenue de cette assemblée générale.

— Registre des dons et subventions reçus tenu à la disposition des autorités compétentes (art. 20-2 L. 1.355 ; OS 10.115, ANNEXE I - Modèle de registre des dons et subventions reçus)

L’association doit prendre les mesures nécessaires pour établir et vérifier l’identité de ses donateurs tout en respectant la confidentialité des données qui les concernent et tenir un registre répertoriant tous les dons reçus d’une valeur supérieure à un montant de 200 euros, suivant le modèle annexé à l'Ordonnance Souveraine n° 10.115.. L’association doit conserver tous les reçus et justificatifs relatifs à l’ensemble des dons reçus.

Est prohibé tout acte de l’association destiné à dissimuler l’identité du véritable donateur pour la réalisation du don.

— Registre des dons et subventions versés tenu à la disposition des autorités compétentes (art. 20-3 L. 1.355 ; OS 10.115, ANNEXE II - Modèle de registre des dons et subventions versés)

L’association doit tenir un registre des dons et subventions versés à des personnes physiques ou à des entités et des bénéficiaires finaux avec tous les renseignements d’état civil les concernant selon le modèle annexé à l'Ordonnance Souveraine n° 10.115.

L'association doit ainsi prendre les dispositions nécessaires pour établir, vérifier et documenter l’identité des personnes physiques ou des représentants des personnes morales auxquels elle accorde des dons ou subventions d’une valeur supérieure à un montant de 200 euros.

Lorsque les bénéficiaires de ces dons et subventions, n’en sont pas les bénéficiaires finaux, l’association met en place des mécanismes adaptés lui permettant d’avoir un suivi de la bonne destination des fonds attribués et de vérifier l’identité, les références et la bonne réputation de l’organisation partenaire et des bénéficiaires finaux, aux fins de s’assurer qu’ils ne sont pas impliqués ou n’utilisent pas les fonds de l’association à des fins de soutien du financement du terrorisme ou de la prolifération des armes de destruction massive.

— Les associations considérées comme présentant un risque particulier d’exploitation à des fins de financement du terrorisme, sur la base de l’évaluation nationale des risques, sont tenues, sur demande du Département de l’Intérieur, d’appliquer des mesures supplémentaires. (art. 31-2-1 L. 1.355, art. 24 OS 10.115)

1. Les dons ne peuvent être reçus que par chèque ou par virement bancaire ;
2. Les dons versés ne peuvent l’être que par chèque ou virement bancaire ;
3. Les documents comptables, les registres des dons et subventions doivent être adressés au Département de l’Intérieur dans le mois qui suit chaque clôture de l’exercice comptable de l’association ;
4. Les associations identifient tous les donateurs et tiennent un registre des dons reçus indépendamment du montant de ceux-ci ;
5. Les associations conditionnent le versement de leurs dons à la production d’un justificatif de l’usage prévu de ceux-ci par les bénéficiaires et consignent ces éléments dans le registre des dons versés qui mentionne tous les dons versés, indépendamment du montant de ceux-ci.

— Conservation de la comptabilité, de tous les relevés et justificatifs relatifs à toute transaction nationale ou internationale entrante ou sortante pendant une durée de 10 ans (au lieu de 5 ans) à compter de la date de clôture de l'exercice comptable de l'année durant laquelle la transaction au eu lieu et au siège de l'association à Monaco ou par la personne responsable des informations élémentaires et sur les bénéficiaires effectifs (art. 20-5 L. 1.335).

¤ Dissolution volontaire de l'association et procédure de dissolution judiciaire

— Lorsque les conditions de dissolution volontaire prévues par les statuts d’une association ne peuvent pas être réunies en raison du nombre insuffisant des membres présents lors de l’assemblée générale, celle-ci peut mettre en œuvre une procédure de dissolution judiciaire. (art. 22 L. 1.335 ; art. 25 OS 10.115)

Lorsqu’à l’issue d’une assemblée générale convoquée en vue de la dissolution volontaire de l’association, les conditions statutaires de la dissolution ne peuvent pas être réunies en raison du nombre insuffisant de membres présents, le Président ou un membre du Conseil d’administration convoque une deuxième assemblée générale portant sur le même objet. À défaut de quorum suffisant permettant de procéder à la dissolution, le Président ou un membre du Conseil d’administration peut initier une procédure de dissolution judiciaire.

— Lorsque le Département de l’Intérieur constate l’inactivité d’une association pendant plus de deux ans, il peut mettre en œuvre une procédure de dissolution judiciaire. (art. 23, 31-15 L. 1.335 ; art. 26 OS 10.115)

Le constat de l’inactivité de l’association résulte du défaut de réponse par celle-ci, dans le délai imparti, à une demande du Département de l’Intérieur adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, suivie d’une relance sous la même forme, également restée sans effet, d’avoir à lui communiquer ses informations élémentaires et son rapport moral.

¤ Fédération d'associations

— Clarification de la définition de la fédération d'association (art. 24 L. 1.355)

La fédération d’associations est la convention par laquelle décident de se regrouper pour organiser la pratique d’une activité identique ou connexe à leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices :

1. deux ou plusieurs associations dûment déclarées et rendues publiques en Principauté ou ;
2. deux ou plusieurs associations régulièrement constituées à l’étranger dont une au moins doit être dûment déclarée en Principauté ou ;
3. une association dûment déclarée et rendue publique en Principauté et une ou plusieurs personnes physiques.

¤ Supervision des associations et fédérations d'association par le Département de l'Intérieur

— Contrôles sur pièces et sur place (art. 31-3, 31-4 L. 1.355 ; art. 27, 28 OS 10.115)

Les agents habilités du Département de l’Intérieur, spécialement commissionnés et assermentés à cet effet, peuvent effectuer des contrôles, en fonction des risques, sur pièces.

Dans l’hypothèse où le contrôle sur pièces s’avèrerait impossible ou infructueux, lesdits agents peuvent, après l’information préalable et par tout moyen écrit de l’association ou son représentant, accéder à tous les locaux affectés à l’usage exclusif de l’activité de l’association ou de la fédération d’associations, afin de procéder aux opérations suivantes :

1. procéder à toutes les opérations de vérification nécessaires ;
2. se faire communiquer tous documents nécessaires à l’exercice de la mission prévue au présent article, quel qu’en soit le support, et dont ils peuvent prendre copie par tous moyens ;
3. recueillir auprès de toute personne en charge de son administration ou de sa direction, des membres ainsi que de toute personne, tous renseignements, documents ou justificatifs nécessaires à l’accomplissement de leur mission ;
4. entendre toute personne susceptible de leur fournir des informations.

L’accès aux locaux ou la partie des locaux qui ne sont pas accessibles au public doit faire l’objet du consentement préalable de l’assujetti ou de son représentant. Le contrôle sur place ne peut être effectué qu’en présence de l’occupant qui peut se faire assister par le conseil de son choix.

Lorsque le contrôle est réalisé au sein de locaux professionnels abritant une activité soumise au secret professionnel, celui-ci ne peut pas être opposé aux agents chargés du contrôle pour ce qui concerne les informations et les pièces relatives à l’entité contrôlée.

Dans le cadre des contrôles, la visite des locaux de l’association ou de la fédération d’associations ne peut être effectuée qu’entre neuf heures et dix-huit heures, ou, en dehors de ces heures, lorsque l’accès au public est autorisé ou lorsqu’une activité professionnelle est en cours.

À l’issue du contrôle, les agents habilités du Département de l’Intérieur qui y ont participé rédigent un rapport, au terme d’échanges contradictoires,

¤ Nouvelles sanctions

Les nouvelles dispositions mettent en œuvre les recommandations du rapport de Moneyval qui a estimé que les sanctions applicables aux associations et à leurs dirigeants ou aux personnes impliquées dans leur administration étaient insuffisantes et non dissuasives en cas de manquement aux obligations qui leur incombent en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.

— Sanctions administratives (art. 31-6 à 31-15 L. 1.355)

— Sanctions pénales (art. 32 à, 32-1 à -7, 34, 34-1 L. 1.355)

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